会计从业考试电算化考点归纳:Excel文件的管理

来源:转载发布时间:2016-12-03

    Excel文件的管理

  Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改与删除等工作。

  (一)Excel文件的新建与保存

  1.Excel文件的新建

  单击“开始”菜单中列示的Excel快捷命令、桌面或任务栏中Excel的快捷方式图标或者“运行”对话框等方式启动Excel软件的,系统将自动建立一个新的空白工作簿,或者提供一系列模板以供选择,选定其中的空白工作簿模板后,新的空白工作簿窗口将在屏幕上呈现出来,并在标题栏中显示默认的文件名。

  以打开现成Excel文件方式启动Excel软件的,可以下方法之一建立一个新的空白工作簿:1)按击快捷键“Ctr1+N”键;(2)打开“文件”菜单,点击“新建”菜单命令,选定其中的空白工作簿模板;(3)点击工具栏中的“新建”按钮(Excel2003为常用工具栏,Excel2013为快速访问工具栏)。

  2.Excel文件的保存

  为了继续使用新建的Excel文件,应当以合适的名称和类型将Excel文件保存在适当的位置。Excel文件在编辑修改完毕或退出Excel软件之前,均应进行保存。保存Excel文件的常用方法包括:

  (1)敲击功能键“F12”键进行保存。

  (2)按击快捷键“Ctr1+S”键进行保存。对于之前已经保存过的文件,按击快捷键“Ctr1+S”键后,将直接保存最近一次的修改,不再弹出“另存为”对话框。

  (3)单击常用工具栏(适用于Excel2003)或快速访问工具栏(适用于Excel2013)中的“保存”或“另存为”按钮进行保存。

  (4)“文件”菜单(或Excel2003“工具栏”菜单)中的“保存”或“另存为”命令进行保存。

  为了避免Excel软件意外中止而丢失大量尚未保存的信息,系统通常会默认保存自动恢复信息的时间间隔,这一时间间隔还可以自定义。

  (二)Excel文件的关闭与打开

  1.Excel文件的关闭

  Excel软件退出前必须关闭打开的文件,因此,也可以采用前述三种Excel软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外,还可采用以下方法来关闭处于打开状态的Excel文件:

  (1)点击“工具栏”中的“关闭”按钮或命令。

  Excel2013中由于没有“工具栏”菜单,但可点击快速访问工具栏中的“关闭”按钮。

  (2)点击“文件”菜单中的“关闭”命令。

  (3)按击快捷键“Ctr1+F4”。

  上述三种方法关闭的均是当前文件,其他处于打开状态的Excel文件仍处于打开状态,Excel软件仍在运行,并可按击“Ctr1+N”键等方式创建新工作簿。

  2.Excel文件的打开

  打开Excel文件的方法主要有:

  (1)直接点击Excel文件打开。

  (2)快捷菜单中“打开”命令打开。

  (3)Excel“文件”菜单中的“打开”命令进行打开。

  (4)常用工具栏(适用于Excel2003)或快速访问工具栏(适用于Excel2013)中的“打开”按钮进行打开。

  (5)按击快捷键“Ctr1+O”(字母O的按键)进行打开。

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